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秘書とは

 

 

 

秘書

会社や企業の社長や上司を支えるプロの事。

• 簡単に言えば、会社や企業の社長の代役をする人です。

つまり、社長秘書などと呼ばれています。

秘書の人数

• 全国で働く秘書の人数：約数十万人とも言われます。

 

秘書とは

会社や企業の社長や役員など、または政治家や弁護士などに代わって細かい業務を管理したりスムーズにスケジュールが流れる様に処理する仕事。

受付、電話、来客、書式作成、スケジュール管理など数多くの役目が存在します。

つまり

社長や上司の仕事に支障が無いように支えることサポートをする事です。

 

秘書の職場

一般的の場合、企業の秘書など活躍の場は幅広い

1. 一般企業の秘書課に就職
2. 専門的な政治家や弁護士秘書に就職

 

秘書の仕事

基本的に企業をサポートする能力を活かして働く。

• 企業のトップである社長の管理
• 来客や打ち合わせ、受付対応や電話メールなど
• スケジュール管理は重要な仕事です

 

また

1. 社長や上司と現地に同行
2. お客様との接待や打ち合わせなど

業務がスムーズに遂行する様にサポートする。

基本的な仕事

• 受付や電話
  • 社長や上司の電話を代役または取次ぎ、業務の簡素化を行う。
• メールや書類など
  • メールや書類などすべてを事前に把握し報告する。
• 来客の対応
  • 突然の来客や訪問予定の来客の案内または応対など接客業務。
• 書類や文書など作成
  • 必要になる書類の作成や打ち合わせなどに使用する資料まとめなど。
• スケジュール管理
  • １日のスケジュールを報告または必要なお客様や社員と事前に打ち合わせ。移動や交通などの手配や準備など。
• 諸事情や用事
  • 会社や社長関連の諸事情などすべてを管理する。慶弔やお土産などの交際関係や急遽の代役などその業務は非常に多くなる。

 

秘書を仕事にした場合

• 会社や企業に勤め社長や上司のサポートを行う。
• つまり、社長や上司の代役となり雑務や応対を行う。
• 英語の商談などの通訳的な応対も行う。
• メールや書物、手紙などの管理と整理を行う。

 

秘書の専門性を活かす

秘書が応対するのは、ほとんどの場合が会社や企業に来る来客です。

1. 企業が最も大切にするべき部署です。
   • だからこそ、秘書に求められることが多くなります。

秘書の専門と言ったら、とにかく社長や上司のサポートです。

1. 現在のスケジュールや状況を秒単位で把握するプロフェッショナルです。
2. 会社の運営が健全に送れる様に調整などを行う専門職です。

また、正確な時間調整はとくに重要になります。

 

秘書の職務

• 社長などの代役を務めるプロの立場から、務めている会社に、安心と提案を行う、どの様に１日が遂行しているのかなど、正確な答えが求められるのが最大の職務です。

つまり

1. 会社のスケジュールおよび社長の管理業務を細かく献立て行きます。
2. そこから、判断した業務の流れもなども提案したりします。

• 秘書は正確性を持って、適切な業務遂行のアドバイスを行うプロフェッショナル。

 

秘書の将来

専門家としてスペシャリストの仕事です。

• 日本の企業や会社など無数に存在します。
• それに伴う秘書の仕事も更に増加しています。
• また、専門的な秘書の仕事も増加している。
• つまり、スキルの磨かれる相談も増える
• 需要と供給のバランスが保たれている

つまり

今後も秘書に求められる役割や必要とされる事は、非常に多く更に進化した分野での活躍も間違えありませんし今後も益々期待される職業としています。

 

秘書の魅力

専門的に求められる仕事です。

• 一般的には会う事が出来ないような企業のトップに会う事ができる
• 人脈の幅が大きく広がる
• ビジネスに役に立つようなスキルが大きく身に付く
• 弁護士や代議士などは専門的で複雑な法的な相談を受ける楽しみ
• 自分の助言によって、業務がスムーズに遂行する
• 企業を守ることに貢献できる
• 経験は力と言うべき大きな経験が何より嬉しい事です
• また、人には見えない地味な作業の功績

知識は何よりも力になります。

• 知識とスキルを身に付け
  • 価値ある知識で会社や企業の財産や業務遂行の価値あるアドバイス。

 

裏方の専門知識を活かし、様々な専門分野に貢献出来る素晴らしい仕事です。

• 一人前の秘書になるまでに、時間を要する経験や習得があります。
• しかし、独り立ち出来るような秘書になれば、高い収入も確実に確保される。

 

秘書の勤務体制

• 通常の企業の休日形態に合わせている
• 一般的な企業は土曜日・日曜日・祝日は休日となっています。
• ９：００〜１８：００

 

秘書の年収

一般の企業に属して働く場合

• 正社員約：３００万円〜
  
• ２０代約：３００万円〜
  
• ４０代約：４００万円〜

専門職の秘書

• 弁護士や代議士など
• 平均的な収入はバラバラです。
• 平均年収：約５００万円〜１０００万円
• スキルが高い方であれば
• 年収：約７００万円〜１０００万円
• 収入は安定している。
• 高いコミュニケーション能力と語学力も求められる。

 

秘書の勤務場所

• 一般企業の秘書課に就職
• 一般の企業に就職
• 専門的な職種の秘書
  • 保険会社
  • 法律関連事務所
  • 不動産会社
  • ハウスメーカー
  • 調査会社
  • 設計事務所
  • 新聞社
  • 人材派遣会社
  • 情報通信会社
  • 商社・貿易会社
  • 証券会社
  • 出版社
  • コンサルティング会社
  • 広告代理店
  • 銀行
  • 家電メーカー
  • 会計士・税理士事務所
  • ＯＡ販売会社

 

秘書の業務許可

秘書の業務をする人は秘書になる勉強をする事が必要です。

• 業務を行う場合
  • 秘書になる勉強をする。

 

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秘書になる為の基本

 

 

 

秘書になり活躍する為の基本的な考え

基本的に秘書になる為の勉強をする必要があるのです。

秘書業務が出来る為に

• 一般的な常識を身に付け企業の秘書課など。
• 秘書の検定試験など取得し企業へ

 

秘書としての素質

1. 裏方のサポート役に徹する為どんなことでも粘り強く出来ること。
2. 秘書の業務を専門に扱うので、管理計算に強く精通する能力が必要になる。
3. また時代や環境など会社の著しく変わっていく変化に応じて知識を蓄える必要がある。。
4. 冷静に的確に判断する心を持ち合わせていること。
5. そのため、常に学習意欲を持ち向上する努力人であること。
   • 上記のことは秘書としての最低限必要な条件になります。

その日の内容や状況に合わせて対応する事も、経験で覚えていくことが大切になるのです。

また

• 秘書は明るく健康的である事
• 真面目で慎重であること
• 何かほかの作業をしながらも１点集中できる力があること
• 向上心が高く新な情報を吸収やキャッチする能力が高いこと
• 柔軟に物事を遂行できる知性や感覚を身に付けること
• パソコンに精通していること
• 外出が多くある上、室内ワークも多い
• 常にハードワークなので体力や健康に自信があること
• 会社の経営などに係わる内容。
  • つまり、会社がスムーズに遂行する為のスケジュールなど絶対に間違える事無く正確であること
  • つまり、大雑把で大体このくらいで良い的なタイプは不向きです

また

1. 先に物事を進めていられる様な気が利くこと
2. 急遽の対応能力など柔軟性を兼ね備えている
3. 最近は日本も国際化が進んでいますので英語力も必要になって来ています。
4. 社会の流れや方向性などをある程度熟知していること。
5. 徹底したサポート役に回れること
6. 自分に厳しく正確で冷静に適応できる精神力が必要です。

 

秘書に気苦労も付きまとう

• 例えば、スケジュール管理にミスは絶対に許されない
• 例えば、案件や業務が多忙すぎる
• 例えば、クレームや納得されていないお客様のストレス
• 例えば、気苦労は絶えない
• 例えば、自分の仕事と同時に社長の仕事も管理するハードワーク

どんな時でも冷静沈着に対応する精神力を持ち合わせること。

つまり

• 専門分野である
• 名前がカッコイイ
• 秘書が好きなど言っている場合では無く
  • どんなに辛い状況に置かれたとしても。
  • 冷静に迅速に正確に対応できること。
  • 同じ対応と内容で職務を全うしなければならないのです。
  • また、絶対に判断ミスは許されません。

つまり、どの様な案件に対してもプロとしての責任感を持つ、依頼者に安心と安定感を与える事が出来るのが秘書なのです。

つまり、社長秘書が好きだから出来る様な甘い仕事でも無いと言う事です。

もしも

1. 少しでもこの時点で大変そうや無理かもと心に思う方は？
2. 秘書には向いていませんし出来ませんので早めに諦める様にすると良いでしょう。

 

秘書は信頼性が求められる

長年やっているベテランなどは、経験を積んでいるので、その場での判断や状況で段取りよく業務を遂行しますが、しかし、若手は何気に不安な表情やつまづいたりします。

• 不安やつまづきはお客様などを不安にする要因になりますし秘書としての仕事は出来ません。

つまり

• どの様な状況になっても冷静に応対する
  • 様々な問題の勃発に対しても丁寧に適切に行動する
  • 安定した正確な答えを提供する
  • 常に冷静に判断し状況を見極める
  • そんな存在が信頼を生み感謝されることに繋がるのです。

つまり、信頼され頼られる秘書の姿が必要になると言う事なのです。

 

秘書の喜び

• 問題無く１日が終了した時
• 多忙な状況の中でも無事にミスなく職務の遂行が出来た時
• 社長やお客様などから、ありがとう。頼んで良かった。などの声をかけられた時
• 安定収入を見込める仕事
• 企業に貢献する仕事ができる
• 当たり前のことですが、社長や上司に頼りにされている時

これからも、職務の正確性を持って遂行する姿が求められます。

• 自分に任せて貰えば安心だと思って貰えるような態度と口調や知識で応対します

上記の様な正義あふれる精神を持った人が秘書の仕事を出来るのです。

 

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秘書になる道

 

 

 

秘書を目指す道はパターンがある

1. 短大や大学秘書科へ卒業後に企業や会社の秘書課へ
2. 短大や大学秘書科へ卒業後と同時に秘書検定試験でスキル取得し企業や会社の秘書課へ

秘書になる資格

• とくにありません。

 

短大や大学秘書科へ卒業後に企業や会社の秘書課へ

短大や大学で学ぶ

• 選考学部は秘書科のある学校へ行く事
• 大学などで身に付けた知識を持って企業へアピールする
• 面接では秘書を熱望する事

秘書検定試験でスキル取得し企業や会社の秘書課へ

短大や大学を卒業後と同時に秘書の検定試験に合格していること

秘書検定

• ３級
• ２級
• 準１級

試験時期

• 年３回（２月、６月、11月）
  
  • ※２月は２級と３級のみ。２つの級まで併願が可能です

試験科目

• 理論
  • 必要とされる資質
  • 職務知識
  • 一般知識
    
• 実技
  • マナー・接遇
  • 技能

秘書検定で身に付くスキル

秘書検定の学習で身に付くスキルは、社会人として必要な日常で活かせるマナー

• 冠婚葬祭や電話応対
• お礼状、案内状、報告書などビビジネス文書作成
• クライアント、上司、同僚の先輩など接する相手によっての応対

正しい敬語

• ご用意すればよろしいでしょうか
• ご案内いたしました
• ただ今よろしいでしょうか
• こちらをお預かりいたしました

料理のマナー

• ナイフとフォークは外側から順番に使う
• 使うときは、音を立てないようにする
• 食事中に置くときは、皿の上にハの字に置く
• 少なくなったスープは、皿を少し傾けてスプーンで飲む

席次の上座マナー

• 和室は、床の間を背にした席
• 応接室は、ソファーか奥の席
• タクシーは、運転手の後ろの席
• 会議室は、出入り口から最も遠い奥の席

電話の応対マナー

• 伝える要件が複数あるとき、その数を先に言ってから、用件に入る
• 電話に出るとき、会社名と部署名を相手より先に名乗る
• 電話を取り次ぐとき、必ず「少々お待ちくださいませ」と言う
• 間違い電話を受けたとき「何番におかけですか。こちらは○○番で○○社」と名乗るようにする

 

 

秘書検定試験の合格率

1. 秘書検定３級・２級・準１級の年間受験者数は約１６万人
   • ３級「約60％」
   • ２級「約50％」
   • 準１級「約30％」

 

秘書検定資格試験に合格する

普通程度の勉強で真面目に学習すること

• 準１級合格者は知識にプラスして高度な実践スキルも兼ね備えるため、企業からの評価も高い

 

秘書資格合格後、面接や応募へ

その後、本格的に秘書としてデビューする

 

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